Підготовка до написання офіційного листа англійською може бути складним завданням для тих, хто рідко стикається з цим. Особливо, якщо ваш досвід володіння англійською був отриманий на групових заняттях або індивідуальних курсах, які не пов’язані з офіційним листуванням. Але не переживайте, освоїти це можливо, і ми вам у цьому допоможемо.

Незалежно від того, чи пишете ви листа для роботи, навчання чи інших офіційних цілей, дотримання певних структурних і стилістичних правил є важливим аспектом процесу. Давайте розглянемо основні етапи написання офіційного листа англійською мовою.

Перше, що вам варто знати — це основи англійської мови, які ви можете вивчити, відвідуючи групові або індивідуальні курси англійської. Групові заняття з англійської мають багато переваг, наприклад, обмін досвідом з однокурсниками, інтерактивні завдання та багато інших. Однак для тих, хто віддає перевагу індивідуальному підходу, онлайн-заняття англійською можуть стати відмінним рішенням.

Тепер поговоримо безпосередньо про написання листа. Найважливіше в офіційному листі – це ясність і лаконічність.

Заголовок

Почніть лист із вашої контактної інформації, включаючи ім’я, адресу та контактний номер телефону. Потім вкажіть дату написання листа. Дата має бути розміщена ліворуч або праворуч угорі, під вашою контактною інформацією.

Адреса отримувача

Надайте контактну інформацію одержувача, включаючи ім’я, посаду, назву компанії (якщо є), адресу та поштовий індекс. Намагайтеся отримати точну інформацію про одержувача, щоб уникнути помилок.

Привітання

Почніть свій лист з шанобливого привітання. Якщо ви знаєте ім’я одержувача, використовуйте «Шановний» [Имя]» Якщо ім’я невідоме, ви можете використати загальне привітання, наприклад «Для кого це може стосуватися».

Основне повідомлення (Тіло)

У тілі листа розмістіть інформацію, яку ви хочете передати. Пишіть чітко та лаконічно, розділяючи текст на абзаци для зручності читання. Поясніть мету вашого листа та надайте необхідні деталі.

Також важливо зберігати поважний і діловий тон англійської мови. Уникайте в офіційному листуванні сленгу, коротких форм і «дружніх» фраз.

Деякі фрази та вирази, такі як «Я пишу…», «Я хотів би…», «Не могли б ви, будь ласка…» часто використовуються в офіційних листах.

Структури пасивного стану часто використовуються для підкреслення дії, а не предмета. Наприклад: «Рішення прийнято» замість «Ми прийняли рішення».

Виходячи з переваг пасивного стану, часто уникають використання першої особи множини («ми»).

І найважливішим моментом у написанні листа є використання або британського, або американського стандарту орфографії та пунктуації. Не змішуйте їх в одній букві.

Закриття

Закінчіть лист словами подяки, наприклад, «Дякую за увагу до цього питання». Завершуючи лист, прийнято використовувати такі фрази, як «З повагою» (якщо ви знаєте ім’я одержувача) або «З повагою» (якщо ім’я невідоме).

Після цього введіть своє ім’я під остаточним формулюванням. Якщо лист друкований, залиште місце для свого власноручного підпису.

Вичитка:

Перш ніж відправити лист, уважно перевірте його на наявність граматичних і стилістичних помилок. Це допоможе створити хороше враження про вас і вашу організацію.

Нехай лист прочитає інша людина, яка знає англійську, або скористайтеся спеціальним сервісом для перевірки вашої граматики.

Дотримуючись цих кроків, ви зможете написати офіційний лист англійською мовою, який буде професійним і ефективним для спілкування. Важливо пам’ятати, що структура та стиль можуть дещо відрізнятися залежно від конкретного типу офіційного листа та його призначення.

Підсумовуючи, ми хочемо зазначити, що написання – це не лише правила та структура, а й ваш індивідуальний стиль, який розвивається з практикою. Тож не бійтеся робити помилки, продовжуйте практикуватися та вчитися. Успіхів у вивченні англійської мови та написанні офіційних листів!

---

*в рекламних цілях